Jako správný člověk korporátní vím, že ve světě meetingů Vás nemůže potkat nic o mnoho horšího než nudná a nekonečná prezentace. Čas se vleče, bojujete se spánkem, a té práce, co byste mohli udělat, kdybyste tu nemuseli trčet … A vůbec nejhorší je, že vůbec nevíte, co se Vám ten člověk snaží říct a proč. Jste jistí, že za hodinu už ani nebudete vědět, o čem to bylo. A věděli jste, že denně vznikne na celém světě 30 miliónů prezentací?
Ne všichni se rodíme jako geniální prezentátoři a vymyslet zajímavou a chytlavou prezentaci dá někdy pořádně zabrat. Dnes bych se s Vámi ráda podělila o pár triků, které při tvorbě prezentací používám já.
1. Pro koho je prezentace určená?
Ke komu budete mluvit? Kdo jsou ti lidé, jaká je jejich role ve firmě, jaký je jejich věk, jaký typ informace je zajímá? To vše je důležité. Jinou formu prezentace zvolíte pro finanční zprávu pro vysoký managment a jinou zase pro studenty střední školy.
2. Co chcete svému publiku sdělit?
Nedávno mě kolega požádal, abych jeho novému šéfovi řekla něco o tom, jak pracuje naše oddělení. To je docela široké téma, které se dá uchopit různě. Důležité je se zamyslet, co přesně chcete svému publiku sdělit. Jaká je nosná informace celé vaší prezentace a v čem je tato informace důležitá pro Vaše publikum? Pro nového šéfa je zcela jistě důležité, jak oddělení pracuje, jaké jsou jeho cíle a jaké je očekávání vůči němu samotnému, ale asi už nepotřebuje vědět oblíbený čas příchodu do práce každého kolegy nebo problém s nefungující tiskárnou.
3. Každý slide musí být k věci
Základní pravidlo je jednoduché. Na jeden slide patří pouze jedna myšlenka, jedna jediná informace. Mnoho textu posluchače mate. Má poslouchat Vás nebo raději číst, co tam máte napsané? Zbytečným množstvím textu snadno ztratíte pracně získanou pozornost publika.
4. Používejte templates.
Vážně. Nemusíte znovu vynalézat kolo. Nemusíte použít všechny nástroje, které powerpoint nabízí, a už vůbec ne najednou. A když už jsme u toho, zapomeňte, že existuje prolínání. Teď hned. Díky. Krásné templaty můžete najít třeba tady a nebo si je prostě vygooglujte. Ušetří Vám to spoustu práce a Vaše prezentace bude vypadat o několik kategorií lépe.
5. Přidejte pár obrázků
Ale pouze, pokud publiku přinesou přidanou hodnotu. Víte, co se říká. Obraz je lepší než tisíc slov. Dobrá rada, dejte si pozor na rozlišení a drobný text, zvlášť pokud prezentujete na velkém plátně.
6. Odrážky jsou lepší než odstavce
Vaším cílem, je předat informaci a udržet si pozornost publika. Čtení odstavce posluchače zbytečně rozptýlí. Klíčové odstavce seřazené do odrážek Vám udělají mnohem lepší službu. I zde platí zlaté pravidlo, méně je více. Vaším limitem je 6 slov na řádek a maximálně 6 řádků na slide.
7. Zvolte jednoduchý font
Cesta do pekla je dlážděna dobrými úmysly. To si říkám pokaždé, když zahlédnu Comic Sans užitý v praxi. Ideálním písmem pro prezentace je Arial nebo Helvetica, protože je snadno k přečtení. Pokud se chcete s fontem více odvázat, šetřete si to na odstavce.
8. Nečtěte ze slidů
Věřte nebo ne, powerpoint je ve skutečnosti nástroj doplňující Vámi mluvené slovo. Posluchači slidy vidí, nemusíte jim je předčítat. Vypadá to neprofesionálně, ztrácíte tím oční kontakt z publikem a v neposlední řadě nepřinášíte žádnou novou informaci. Nebojte se přidat detailnější informace, zajímavý příběh nebo vtip.
9. Přineste si vlastní medium
Vaším heslem je být vždy připraven. Máte-li možnost, vyzkoušejte si předem, že jste schopni Váš počítač úspěšně připojit a vše funguje. Nemáte-li možnost prezentovat z vlastního počítače, vždy mějte prezentaci zálohovanou na externím mediu, ať jde o Váš telefon, usb nebo některou z cloudových služeb.
10. Snažte se mluvit méně než 20 minut.
Profesoři na Universitě v Tennessee zjistili zajímavou věc. Dospělý člověk je schopen udržet nepřerušenou pozornost pouze 20 minut. Pokud tedy chcete, aby Vaše informace padly na úrodnou půdu, snažte se mluvit krátce. Pokud je Vaše prezentace dlouhá, naplánujte krátkou pauzu nebo přidejte zábavné video.
11. Používejte video
Správně zvolené video zvýší účinek Vaší prezentace. I zde si dejte pozor na několik věcí. V první řadě se musí přímo vztahovat k tématu Vaší prezentace, shrnovat dostupné informace nebo přidávat informaci dosud nezmíněnou. Video by nemělo být delší než 4minuty a kratší než dvě minuty. Pokud se rozhodnete video použít, opět se ujistěte před začátkem prezentace, že vše funguje, tak jak má a místnost je dostatečně ozvučena.
12. Vybídněte posluchače k akci
Konec prezentace by měl být vždy v akčnějším duchu. Shrňte ještě jednou ústřední myšlenku Vaší prezentace a vybídněte posluchače, aby si některou z nových informací vyzkoušeli v praxi a nebojte se nabídnout praktický návod nebo sdílet vlastní zkušenost.